직장생활 잘 하는 법 "보고 잘 하는 법/ 보고서 잘 쓰는 법"
모든 조직생활이 마찬가지지만 회사 생활은 기본적으로 보고와 지시(피드백)의 연속이다. 보고를 잘 하는 것, 보고서를 잘 쓰는 일이 회사 생활의 가장 중요한 요소이다. 이하에서 보고를 잘 하는 것, 보고서를 짤 쓰는 일이란 어떤 것인지 살펴보자.
1. Timely
보고의 생명은 타이밍이다. 아무리 훌륭한 정보라도 타이밍이 맞지 않다면 훌륭한 보고라 할 수 없다. 너무 일찍 부정확하게 보고하는 경우도 문제지만 대게는 너무 늦게 보고를 해서 문제가 된다. 우리는 이런 상사의 말을 너무 자주 듣는다. “이걸 왜 이제서야 말하나? 왜 진작 보고 하지 않았지?” 늦게 보고해서 문제가 되는 것은 흔히 완벽하게 정보를 취합하고 해석해서 완벽한 보고를 올리려다 타이밍을 놓치는 경우가 대부분이다. 좋은 일은 늦게 보고해도 되지만 나쁜 일(Risk)은 하루 이틀의 늦은 보고가 큰 재앙을 초래할 수 있다. 상사는 거의 대부분 완벽한 보고보다 반박자 빠른 보고를 원한다. 그래서 직장에서는 이런 말을 자주 한다. “모르고 당하지 말아라. 알고 당하면 덜 아프다.” 나쁜 일이라도 미리 보고를 하고 상사가 알게 된다면 피해를 최소화 하거나 최소한 조직의 심리적 쇼크를 완화시킬 수라도 있다. 시의적절한 보고를 위해서는 지시 받은 일의 기한을 확인하는 것도 필요하다. “이거 언제까지 보고드리면 될까요?”라고 꼭 반문하자. 기한을 확인하고 여러 가지 일들의 선후차를 정하자.
2. Simple
상사에 대한 보고는 최대한 간단하게 하는 것이 좋다. 구두보고라면 1분 이내에, 문서 보고라면 1~2장 내에 완료하자. 보고 받는 상사는 이미 많은 이슈에 대해 잘 알고 있으므로 장황하게 보고할 필요가 없다. 연구에 의하면 상사의 지위에 있는 사람은 보고를 받을 때 통상 3분을 경과하면 주의력이 현저히 떨어진다고 한다. 짧게 보고를 하기 위해서는 보고자는 그만큼 그 이슈의 핵심에 대해 잘 알아야 한다.
심플한 보고를 위해서는 두괄식이어야 한다. 구두보고라면 첫 문장에 결론이 들어가야 하고 보고서라면 제목에서 보고의 취지가 다 담겨야 한다.
3. Clear
물론 보고는 명료하고 정확해야 한다. 보고하는 사람과 보고받는 사람의 관심사와 처지는 다를 수 밖에 없다. 최종 보고를 하기 전에 보고받는 상사의 입장에서 듣고 싶어하는 사항인지 추가로 궁금해 할 사안은 없는지 제3자의 입장에서 객관적으로 평가해 주는 것이 좋다. 보고서라면 보고서를 완성 후 동료에게 보여주면서 상사의 입장에서 어떻게 평가할 지 의견을 구하는 것도 좋은 방법이다.
혼자 보고하는 것 보다는 관계된 동료나 부하 직원과 함께 보고하는 것이 보고 과정에서 커뮤니케이션 오류를 줄일 수 있다. 그리고 보고 후 지시를 피드백 받을 때는 정확한 지시의 취지를 재확인하고(“… 하라는 말씀이시지요?”) 메모를 하는 것이 일의 정확성을 높일 수 있다.
4. 보고는 될수록 대면 보고가 원칙
전자 커뮤니케이션 도구가 발달하면서 구두보고 대신에 이메일, 메신져, 사내게시판 등 전자결재나 전자보고가 일반화되고 있다. 이런 기능을 잘 활용하면 보고시간을 줄이는 효과를 얻을 수 있다. 하지만 중요한 보고일수록 꼭 상사의 얼굴과 눈을 마주치면서 하는 대면보고를 원칙으로 하자. 대면보고 과정에서는 품의서나 전자결재에 담을 수 없는 여러 가지 커뮤니케이션 활동을 주고 받을 수 있다. 이런 것이 뉘앙스 전달 등 보고의 정확성을 높인다. 또한 서로의 정보사항의 전달 뿐 아니라 자신감과 격려 등 일의 진행에 필요한 감정의 교류들을 함께 할 수 있다.
